Стандартные операционные (рабочие) процедуры (СОП/SOP/Standard Operation Procedures) – это документально оформленный набор инструкций или пошаговых действий, которые надо осуществить, чтобы выполнить ту или иную работу.
Стандартная операционная процедура (СОП) представляет собой набор указаний или этапов, которым необходимо следовать при осуществлении медицинской деятельности для обеспечения ее качества и безопасности как для пациента, так и для сотрудников стоматологической клиники.
СОП делает процесс работы и его результаты последовательными, согласованными, предсказуемыми и воспроизводимыми. Несомненны преимущества, достигаемые при применении СОП: четкое распределение задач по компетенции, обеспечение качества и логической последовательности действий, СОП полезны для обучения нового персонала, служат в качестве справочника для проверки на соответствие, дают возможность четко работать персоналу в отсутствие руководства.
Фактически каждый СОП должен содержать ответы на следующие вопросы: - кто участвует в реализации, выполняет его требования и какие ресурсы необходимы для реализации;
- в каком подразделении, отделении фирмы следует выполнять требования СОП;
- в какой временной промежуток необходимо уложиться, выполняя требования СОП, в какой последовательности и при каких обстоятельствах.
СОП должны быть краткими, четкими, конкретными, желательно их представление в табличной форме или в виде схем и алгоритмов с минимальным объемом текстовой части.
Разработка СОП должна проводиться с учетом принципа приоритетности. Это индивидуальный процесс для каждой стоматологической клиники, поскольку зависит от ее типа, мощности, структуры, материально-технического обеспечения, укомплектованности кадрами и др. При этом создание первоочередных СОП должно соотноситься с наиболее проблемными областями функционирования.
10 причин, подтверждающих необходимость использования СОП: - Способствуют общению и работе в команде.
- Помогают специалистам сосредоточиться на специфической деятельности, осуществляемой ради достижения цели.
- Являются опорными документами.
- Вариация (отклонение от нормы, ошибка) может повлечь дополнительные затраты.
- Некоторые сотрудники обладают опытом работы, а другие нет.
- Трудно реагировать на проблему при отсутствии точных знаний и инструкций.
- Некоторые рабочие места представляют опасность.
- Обучение становится существенно легче.
- Специалисты нуждаются в инструкциях для правильного и удовлетворительного выполнения работы.
- Невозможно добиться существенных перемен при отсутствии контроля над системой.
Работа по практическому применению стандартных операционных процедур проводится с каждым сотрудником, занятым в данной операции, начиная с индивидуального обучения на основе обучающей документации.
СОПы предоставляются в пользование всем структурным подразделениям. Экземпляр применяемого СОПа должен находится на рабочем месте.
Обязанности руководителя стоматологической клиники, менеджера по качеству и руководителей структурных подразделений - Проводят валидацию новых методов работы и следят за правильным выполнением утвержденных процедур.
- Обеспечивают наличие указаний и ресурсов, необходимых для подготовки и точного ведения документации, которая будет использоваться структурными подразделениями медицинской организации.
- Обеспечивают наличие ресурсов для проведения ежегодного методологического анализа, разработки проектов СОП и ревизии документации.
- Проводят периодическую проверку на предмет выполнения процедур в соответствии со стандартами аккредитации структурного подразделения.
Контроль и хранение документов - Документация по стандартным операционным процедурам хранится у менеджера по качеству и у руководителей структурных подразделений, копии СОПов должны быть в наличии на рабочих местах у непосредственных исполнителей.
- Подготовленный проект процедуры вместе с титульным листом представляется руководству стоматологической клиники для утверждения / пересмотра. Менеджер по качеству присваивает процедуре индивидуальный контрольный номер.
- После утверждения СОП возвращается руководителю структурного подразделения для внедрения.
- Все утвержденные СОПы подлежат ежегодному пересмотру.
- Руководители структурных подразделений хранят копию СОПа в печатном (основном) и электронном варианте на внешнем источнике.